Devez-vous annuler ou supprimer des transactions dans QuickBooks ?

Lorsque vous gérez vos transactions dans QuickBooks (ou tout autre logiciel de comptabilité), il est important de savoir s'il faut annuler ou supprimer une transaction. Le bon choix peut vous aider à conserver des enregistrements précis et à éviter d'éventuels problèmes par la suite. Voici une ventilation :

• Annuler une transaction :
  • Utilisez cette option lorsque vous avez fait une erreur mais que vous souhaitez conserver une trace de la transaction dans votre système.
  • L'annulation maintient la transaction visible mais réinitialise sa valeur, ce qui garantit que vos rapports financiers restent équilibrés.
  • L'annulation permet de conserver une piste d'audit précise, ce qui est essentiel pour les impôts ou si vous devez un jour examiner une activité passée. Elle permet également d'éviter les écarts dans votre comptabilité.
  • L’annulation d’une transaction alors que vous devriez la supprimer pourrait laisser des enregistrements inutiles dans votre système, encombrer vos rapports et rendre plus difficile l’obtention d’une image financière précise.
• Supprimer une transaction :
  • La suppression doit être effectuée lorsque la transaction est complètement incorrecte ou inutile (comme la saisie d'un doublon).
  • La suppression d’une transaction la supprime entièrement de vos dossiers, ce qui pourrait affecter vos rapports financiers et vos soldes si cela est effectué de manière incorrecte.
  • Si vous supprimez une transaction qui aurait dû être annulée, vous risquez de perdre des données historiques précieuses, ce qui peut affecter vos futures décisions financières ou vos déclarations fiscales.

Exemples :

• Si vous avez saisi manuellement une transaction bancaire et que le flux bancaire a importé la même, vous pouvez supprimer le doublon pour vous assurer de ne pas le compter deux fois dans vos enregistrements.
• Si vous saisissez par erreur un paiement en double pour une facture, vous pouvez supprimer le paiement en double pour éviter de le compter deux fois dans vos rapports.
• Si vous émettez une facture à un client mais que vous vous rendez compte plus tard que vous avez fait une erreur de prix, vous pouvez annuler la facture pour supprimer le montant erroné.

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